Constitution et règlements

Règlements amendés le 25 avril 1981, Le 7 novembre 1981, le 22 avril 1989, le 27 avril 2002 et 21 avril 2012

En mai 1965, le Conseil provincial des associations des femmes diplômées des universités de la province du Québec a été enregistré légalement par le gouvernement du Québec

CONSTITUTION

ARTICLE I – NOM

Le nom de cette Association sera CONSEIL PROVINCIAL DU QUÉBEC DES ASSOCIATIONS DES FEMMES DIPLÔMÉES DES UNIVERSITÉS / QUÉBEC PROVINCIAL COUNCIL OF UNIVERSITY WOMEN’S CLUBS

ARTICLE II – BUT

  1. Promouvoir la coopération et faciliter la communication des renseignements et les idées entre les clubs CFUW et les associations AFDU.
  2. Promouvoir les politiques et les programmes de la FCFDU.
  3. Étudier et, si il y a lieu, appuyer l’objet des représentations que toute Association membre veut soumettre aux autorités appropriées en rapport avec les sujets d’intérêt général que ce soit du domaine national ou provincial mais, toujours suivant le règlement de la Fédération Canadienne des Femmes Diplômées des Universités (FCFDU) et le Conseil provincial du Québec.
  4. Supporter les associations du Québec pour toute recommandation jugée nécessaire présentée au Comité exécutif du FCFDU sur des sujets d’un intérêt particulier pour les clubs dans des cas où les clubs de Québec jugent cette recommandation appropriée pour leur club.

RÈGLEMENTS

ARTICLE I – ADHÉSION

Les membres sont les associations AFDU et les clubs CFUW de la Province du Québec.

ARTICLE II – COTISATION

Les associations ou les clubs paient une cotisation annuelle d’un dollar ($1.00) par membre. La cotisation minimum est de vingt-cinq dollars ($25.00) par association. La cotisation est payable à la Trésorière du Conseil provincial du Québec avant le 1er décembre de chaque année.

ARTICLE III – ANNÉE FINANCIÈRE

L’année fiscale du Conseil débute le 1er mai et se termine the 30e jour d’avril de chaque année.

ARTICLE IV — LANGUES OFFICIELLES, FRANÇAIS ET ANGLAIS

La langue dans laquelle l’association-membre est enregistrée lors de son affiliation avec la FCFDU est reconnue comme la langue officielle de cette association. Au cours des réunions du Conseil, les membres peuvent employer le français ou l’anglais. Les propositions doivent être traduites et présentées à tous avant d’ouvrir le débat et de prendre le vote. Les procès-verbaux doivent être rédigés en français et en anglais et les deux versions envoyées à chaque association. Toute la documentation adressée aux associations membres doit être bilingue.

ARTICLE V — COMPOSITION DU CONSEIL

Le Conseil est formé de la Présidente du Conseil provincial du Québec (la vice-présidente de la FCFDU pour la région du Québec), les deux directrices régionales pour la Province du Québec (une représentante des associations AFDU de langue française et une représentante des clubs CFUW de langue anglaise), la trésorière, le webmestre, et une représentante de chaque association membre soit, la présidente ou sa déléguée.

Les membres du Conseil sans droit de vote incluent tous les membres des associations et clubs du Québec qui détiennent des postes aux comités nationaux du FCFDU.

ARTICLE VI – COMITÉ EXÉCUTIF

Le comité exécutif comprend la présidente du Conseil provincial du Québec, la directrice régionale de langue française et la directrice régionale de langue anglaise et la trésorière.

La présidente assume la présidence du Comité Exécutif et préside à toutes les réunions. Le quorum pour le comité exécutif est de trois personnes.

Le Comité Exécutif gère toutes les affaires soumises par une association membre. Le Comité Exécutif peut aussi soumettre aux associations membres ou clubs membres des affaires d’intérêt général. Si la décision du Comité Exécutif n’est pas unanime, la question sera soumise au Conseil.

ARTICLE VII – TÄCHES DU COMITÉ EXÉCUTIF ET DE L’EXÉCUTIF

  1. Le Comité Exécutif gère toutes les affaires de routine de la FCFDU et du Conseil provincial du Québec.
  2. Le mandat des postes au comité exécutif est d, une durée de deux ans et coïncide avec le biennium de la FCFDU.
  3. La trésorière et le webmestre sont nommées par la vice-présidente du Québec et les élues sont présentées a l’assemblée générale annuelle.
  4. Le Comité Exécutif agit conformément aux buts et aux objectifs de FCFDU et vise à améliorer la communication et la coopération entre les associations du Québec.
  5. Toutes dépenses excédant $100 et hors de l’ordinaire nécessitent l’approbation du Conseil provincial du Québec. Le vote peut être effectué par courriel si une réunion du Conseil n’est pas imminente.

Les membres du Comité Exécutif ont les responsabilités suivantes:

  1. La présidente (a) préside toutes les réunions de l’exécutif, du Conseil et de l’assemblée générale annuelle (b) sert comme membre ex-officio de tous les comités (c) représente le Conseil provincial à FCFDU (d) est responsable des archives du Conseil provincial du Québec et (e) est responsable des archives des résolutions provinciales.
  2. Les directrices régionales voient à (a) promouvoir les règlements et les programmes du FCFDU (b) servent de lien entre les associations et le Conseil provincial du Québec et les associations et le FCFDU (c) supportent les associations dans leurs activités et (d) fournissent de l’encouragement et du leadership au Comité Exécutif des associations.
  3. La trésorière assume la responsabilité de tout ce qui regarde les finances du Conseil provincial de Québec et tient une comptabilité complète et précise des revenus et dépenses (b) préparer un budget annuel et le présente à l’assemblée générale annuelle et (c) a l’autorité de signer de même que la présidente pour tous les chèques exigeant les deux signatures.

ARTICLE VIII – RÉSOLUTIONS

  1. Toute association du Québec qui veut rédiger une résolution pour présentation à une autorité provinciale doit soumettre son intention ainsi que les clauses de la résolution au Comité Exécutif avant le 31 août pour approbation à procéder.
  2. Le brouillon initial de la résolution entière doit être distribué aux membres du Conseil avant la réunion de la mi-année en octobre. Le Conseil peut nommer un comité des résolutions s’il le juge nécessaire.
  3. Le brouillon dans sa totalité doit être distribué aux associations avant le 15 novembre.
  4. Les amendements des associations doivent être remis à l’association qui les a proposés avant le 15 février.
  5. Le brouillon final doit être distribué aux associations pour leur approbation avant le 15 mars.
  6. La résolution sera présentée à l’assemblée générale annuelle du Conseil provincial du Québec.

ARTICLE IX – MÉMOIRES & REPRÉSENTATION

  1. L’association qui veut proposer un mémoire à une autorité provinciale doit le soumettre d’abord au Comite Exécutif pour son l’approbation. Si le Comité Exécutif reconnait l’opportunité de prononcer sur la question proposée, elle peut soumettre le projet aux autres associations. Si la majorité de celles-ci donnent leur approbation au projet, la Comite exécutif autorise l’association qui l’a proposée à procéder à la rédaction du mémoire.
  2. Toute association qui veut s’associer au projet peut le faire si elle le désire.
  3. L’association qui prépare un mémoire le fait dans sa langue officielle. Ce mémoire sera traduit pour les associations qui utilisent l’autre langue officielle ou les autorités provinciales où ce mémoire sera déposé.
  4. Le mémoire complété est soumis au Comite Exécutif qui envoie sans tarder une copie ainsi qu’une traduction aux associations membres spécifiant la limite de temps pour faire parvenir son approbation, ses commentaires ou ses suggestions.
  5. L’abstention à répondre sera considérée comme une approbation du mémoire.
  6. Un mémoire qui a reçu l’approbation de la majorité des associations s qui ont répondu au Comite exécutif sera présenté aux autorités appropriées, au nom du Conseil provincial par le Comite Exécutif.
  7. Une copie du mémoire sera envoyée à la présidente de la FCFDU, la vice-présidente de la FCFDU pour la législation et la directrice exécutive de la FCFDU.

ARTICLE X

Toutes questions soumises par le Comité Exécutif aux associations membres doivent être présentées sous forme papier ou par courriel, ou le Comité Exécutif peut, à sa discrétion, convoquer une réunion avec toutes les membres du Conseil pour en discuter.

ARTICLE XI – RÉUNIONS DU CONSEIL

  1. Il doit y avoir une assemblée générale du conseil au moins une fois par année, en avril ou en mai, pour discuter des affaires d’intérêt provincial et pour la réception des rapports.
  2. Tous les membres de FCFDU résidant au Québec ainsi que tous les membres d’un éventuel club ont le droit d’assister aux assemblées générales annuelles.
  3. L’avis de convocation écrit doit être envoyé par le Comité Exécutif au moins deux (2) mois avant la date de la réunion. L’avis de la réunion en mi-octobre et d’autres réunions du conseil doit être envoyé au moins un (1) mois avant la date de la réunion. Lorsqu’il s’agit d’affaires urgentes, le Conseil peut faire appel par courriel au moins quarante huit heures avant l’heure fixée pour la réunion.
  4. Chaque association membre sert à tour de rôle d’hôte pour l’assemblée générale annuelle. L’association membre organise la portion non-affaires de la réunion et est responsable de tous les coûts d’organisation de la réunion et peut réclamer un droit d’enregistrement pour défrayer ses frais. L’association hôte doit fournir une secrétaire pour prendre en note le procès verbal de la réunion et le traduire avant la distribution à tous les membres du conseil.

ARTICLE XII – QUORUM

Le quorum de la réunion du Conseil est atteint si la majorité des associations membres est représentée avec le quorum du Comité Exécutif.

ARTICLE XIII – VOTE

    1. À toutes les réunions du Conseil, les représentantes de chaque association ont un droit d’un vote, quelle que soit le nombre des membres du club qu’elle représente. Chaque membre du comité exécutif à droit à un vote. La présidente du conseil vote seulement en cas d’égalité de votes.
    2. Une directrice régionale peut tenir un vote par procuration pour une association dans son groupe linguistique à condition toutefois qu’une lettre signée par la présidente de l’association et un autre membre de l’association soit présentée au conseil.

ARTICLE XIV – COMITÉS SPÉCIAUX

Le Comité exécutif peut, à sa discrétion, après consultation avec les membres du Conseil, nommer des comités spéciaux pour étudier des sujets d’intérêt provincial qui, selon son opinion, concernent toutes les associations membres. Chaque comité spécial doit répondre au comité exécutif et à l’assemblée générale annuelle de son travail.

ARTICLE XV – AMENDEMENTS

Ces règlements peuvent être amendés par un deux-tiers de majorité des membres du Conseil présents à la réunion spéciale convoquée par le Comité Exécutif ou à l’assemblée générale annuelle. L’avis de la réunion présente le texte des amendements proposée qui devront être disponibles pour les membres du conseil au moins 30 jours avant la date fixée pour la réunion.

ARTICLE XVI – AUTORITÉ PARLEMENTAIRE

Les règlements qui se trouvent dans Robert’s Rules of Order, Newly Revised gérent le Conseil provincial du Québec dans tous les cas où ils sont applicables et quand ils ne sont pas discordants avec les règlements du FCFDU et du Conseil provincial du Québec.

ARTICLE XVII – DISSOLUTION

Dans le cas de la dissolution du Conseil provincial du Québec, la balance des actifs après paiements des passifs sera donnée à la Fondation du FCFDU pour le bénéfice de la Bourse Commémorative 1989 d’École Polytechnique du FCFDU.